Cómo las empresas pueden mejorar sus márgenes mediante esta optimización

En un escenario cada vez más competitivo, las soluciones de Software como Servicio (conocidas como SaaS, del inglés Software as a Service) se han convertido en piezas fundamentales para el funcionamiento de las empresas. Desde herramientas de gestión de clientes y proyectos hasta plataformas de marketing, pasando por sistemas de gestión de Recursos Humanos (o Human Resources Management, HRM), finanzas o cuestiones legales, los SaaS ofrecen flexibilidad, escalabilidad y eficiencia a la hora de operar. Sin embargo, muchas empresas están adquiriendo a veces soluciones SaaS de forma apresurada y sin el necesario asesoramiento, lo que provoca gastos de hasta un 30% más de lo que deberían pagado en un escenario óptimo.

Revisar adecuadamente la inversión en tecnología para identificar posibles desusos y negociar adecuadamente estos contratos, mejora los márgenes de las empresas.

Elegir adecuadamente las herramientas digitales para una empresa redunda en un mayor retorno de la inversión o índice ROI (Return of Investment). En este esquema, la optimización de suscripciones SaaS no se trata únicamente de reducir costos iniciales sino de maximizar el valor obtenido por cada dólar invertido.

Así, al revisar su inversión en tecnología, que incluye -entre otros aspectos- la renegociación periódica de los términos de estas suscripciones, las empresas podrán, por ejemplo, mejorar su eficiencia operativa, asegurando que las soluciones SaaS se alineen con sus necesidades operativas y estratégicas. También aumentará la flexibilidad en la operatoria, ya que negociar términos que permitan mayor rapidez de respuesta y escalabilidad, las ayudará a adaptarse rápidamente a cambios en el mercado.

Reducir costos es saber identificar y eliminar servicios redundantes o subutilizados. Estas tareas reducen significativamente los gastos, al mismo tiempo que fortalecen las relaciones con proveedores estratégicos y permiten a las empresas establecer una comunicación clara y abierta con distintos partners, los que sin dudas significará negociar en términos más favorables y obtener mejores servicios.

Para optimizar la inversión SaaS pueden seguirse una serie de pasos, sencillos, pero efectivos a la hora de reducir costos innecesarios. Por ejemplo, llevar a cabo una auditoría a través de un análisis exhaustivo de los servicios SaaS que están siendo utilizados. Ese relevamiento permitirá identificar aquellos que se están subutilizando o con funcionalidades redundantes. A través de la evaluación de necesidades, por otra parte, permitirá a las empresas asegurarse de que las soluciones SaaS contratadas se alineen con sus necesidades actuales y futuras.

La renegociación de las tarifas es otro paso importante, por los que es necesario estar al tanto de los precios actuales y comparar las tarifas existentes en el mercado. También, según se dé el caso, pueden negociarse descuentos por volumen, uso o lealtad a la empresa proveedora.

Prestar atención a términos como la duración del contrato, las cláusulas de renovación automática y las tarifas de cancelación son otro aporte a la economía de la compañía.

Es necesario contemplar, asimismo, la expansión de las empresas: a medida que crecen es necesario revisar constantemente la inversión tecnológica para identificar ineficiencias y actuar en consecuencia.

En Klorbo hemos ayudado a numerosas empresas latinoamericanas a optimizar sus suscripciones SaaS, que permitió al cliente obtener ahorros significativos y mejoras en su eficiencia operativa. Uno de los ejemplos más notables es el de una empresa de tecnología que, mediante nuestra intervención, redujo sus costos SaaS en un 18%.

La optimización de suscripciones SaaS es un camino deseable para todas las empresas que buscan mejorar sus márgenes. En Klorbo, nos especializamos en ayudarlas a negociar estos contratos, asegurando que obtengan el máximo valor por su inversión.